Online asszisztens segítségével egy nap több mint 24 óra

Melyik vállalkozó ne ismerné a költséghatékonyság feszítő kérdéskörét: „hogyan nyújtsak

• teljeskörű
• mindig elérhető,
• a vevők körében nagy elégedettségre okot adó szolgáltatást
• a nap 24 órájában
• a hét minden napján
  

úgy, hogy közben pihenjek is, de ne kelljen a gatyámat is rákölteni a különböző pótlékokkal dolgozó munkavállalók bérére?”

Gondolom a fenti kérdéssel az évek folyamán sokan közeli barátságba kerültek, de vajon megtalálták-e rá a tökéletes megoldást?
Érdekli az én válaszom?

Jöjjön közelebb, egészen közel, megsúgom.

Nem. Nem kell megdörzsölni semmiféle lámpást – de tény, hogy már Aladdin is kiszervezte a különböző vágyai megvalósításának részletfeladatait, s láss csodát, herceg is lett belőle.

Amihez azonban Aladdinnak egy varázslámpásra, és benne egy dzsinnre volt szüksége, arra egy okos vállalkozónak ma már ezek nélkül is, nem három, hanem korlátlan lehetősége lehet.

Hogyan? Az online asszisztencia fenomenális kozmikus erejével, természetesen.

Online asszisztenseket foglalkoztatni manapság egyre népszerűbb, nem véletlenül. Határokon átívelő rugalmassága ugyanis még azt is lehetővé teszi, hogy például a megbízó és a megbízott különböző időzónákban dolgozzanak összehangoltan együtt, így téve lehetővé azt, hogy míg a megbízó pihen és alszik, a megbízott kvázi a megbízó meghosszabbított karjaként dolgozik a kiszervezett feladaton, és mire a megbízó felébred, a munka már készen várja a számítógépén.

A (virtuális) online asszisztenciáról már itthon is egyre több cikket lehet találni, rengeteg információt lehet begyűjteni, olvasni, egy dologról azonban méltatlanul kevés szó esett eddig: az éjszakai munkavégzés és különböző időzónák összehangolásának kérdésköréről, arról, hogyan is tud a munkáltató egy virtuális asszisztens megbízásával még ezeken is spórolni. E cikkünkkel ezt a lyukat igyekszünk egy kicsit szűkebbre szabni.

A munka világának fejlődése természetszerűleg hozta magával a munkajog változását is. E fejlődésnek köszönhetően ma már szinte minden fejlett országban különböző jogszabályokban garantált pótlékokkal kell ellentételezni azokat a munkajogviszonyban munkát vállalókat, akik hétvégén, vagy akár éjszaka végeznek munkát. Ez természetesen érthető, hiszen mind az éjszakai-, mind pedig a hétvégi munkavégzés plusz terhet jelent a munkavállalók számára, mentálisan és fizikálisan egyaránt. A munkáltató szemszögéből nézve viszont az ilyen pótlékok jelentős mértékben megnövelik a bérre fordított költségeket.

Ez főleg azoknak a munkáltatóknak okoz komoly kiadásokat, akik nem a 8-tól 17:00-ig szisztémában dolgoznak és dolgoztatnak kizárólag, hanem például a hét minden napjára kiterjedő 24 órás ügyfélszolgálatot üzemeltetnek, vagy 24 órás technikai segítségnyújtást ajánlanak ügyfélkörüknek, illetőleg azok számára is komoly teher lehet, akik tengerentúli ügyfélkörrel rendelkeznek, az időzónák miatt ugyanis nekik muszáj a nap minden órájában elérhető munkavállalókkal is tervezni. A fentiek miatt gyakorlatilag a mai modern világban már minden e-kereskedelemmel foglalkozó, illetőleg nagy, határokon átívelő tevékenységet végző cég érintett lehet.

A munkavégzés online térnyerésének ez irányú fejlődését ismerte fel, helyesen, a virtuális asszisztencia, mely így meg is indult a határokat átszelő hódító útjára.

Nézzük meg egy kicsit közelebbről a virtuális asszisztencia és az éjszakai/hétvégi munka viszonyát, megspékelve egy a munkáltatók számára ötletes megoldással, az időzónák kérdésével.

Alapvetően a hazai munkajogban ismert bérpótlékok a következők:

• vasárnapi pótlék, mely 50%-os bérpótlékot jelent, ha a munkavállaló az Mt. (2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről) 140. § (1) bekezdése alapján végez munkát,
• munkaszüneti napon történő munkavégzés esetén járó 100%-os bérpótlék,
• műszakpótlék, melyet akkor kell fizetnie a munkáltatónak a munkavállaló részére, ha a beosztás szerinti napi munkaidő kezdetének időpontja rendszeresen változik, és a munkavállaló a 18:00 és 6:00 óra közötti időtartam alatt végez munkát, ennek összege 30%-os bérpótlék, 
• éjszakai munkavégzés (22:00-6:00 között végzett munka) esetén járó pótlék, ha ennek tartama az egy órát meghaladja, melynek összege 15%-os bérpótlék– amennyiben műszakpótlékra nem jogosult,
• rendkívüli munkaidő ellentételezése esetében járó pótlékok,
• készenlét és ügyelet esetében járó pótlékok.

Ezek mind a rendes munkaidőre járó munkabéren felül illetik meg a munkavállalót.

Ha ezeket konkrét példára vetítenénk le, nem kevés az összeg, ami a munkavállalók alapbérén felül terhelné a munkáltatót. Ha például valaki munkaszüneti napon dolgozik, este hat és reggel hat közötti intervallumban, akkor részére a munkaszüneti napra járó bérpótlékon felül, ami 100% -os bérpótlékot jelent, jár a 30% -os műszakpótlék is.

Ez csak egy munkavállaló bére. Ha mondjuk a munkáltató feladatainak ellátásához esetenként több munkavállaló éjszakai munkavégzésére van szükség, még több kiadással járhat e feladatok megvalósítása a munkáltató számára.

Mivel a virtuális asszisztens teljesen más konstrukcióban látja el a tevékenységet, hiszen megbízási szerződés keretében bízza meg a megbízó egy feladat elvégzésével, ellátásával, így az ő esetében semmiféle plusz pótlékról nem beszélhetünk, sőt, megbízási díja költségként elszámolható. Plusz költségek a megbízási szerződésen felül nem merülhetnek fel, így egy teljesen tiszta, pénzügyileg is tervezhető miliőben dolgozhatnak együtt.

Most nézzük meg azt az esetet, mikor a munkáltató úgy gondolja, spórolni szeretne akár az éjszakai, akár a munkaszüneti/hétvégi napokon végzett munkák után járó béreken, és azt mondja, hogy azokat a munkákat, melyeket a munkavállaló éjszakai műszakban, vagy akár munkaszüneti napon, vagy hétvégén látna el, és természetesen törvényes keretek között kiszervezhetők, kiszervezi egy, vagy több virtuális asszisztensre. Erre kétfajta lehetősége is van.

Online asszisztens azonos időzónából

Az egyik, hogy azonos időzónából választ virtuális asszisztenst, ilyen esetben a virtuális asszisztens, mivel éjszakai időszakban, vagy hétvégén végzendő munkáról van szó, maga is éjszaka, vagy hétvégén végzi el ezt a feladatot, viszont, mivel a munkajogviszony további feltételei nem állnak fenn, hiszen megbízás keretében látja el a tevékenységet, így a munkáltató ezért semmilyen bérpótlékot nem fizet, mivel a megbízási díj szerződésben rögzített. Az, hogy az online asszisztens hogyan is fogja összeegyeztetni a különböző munkáit, hiszen gyakran több megbízása is van különböző megbízóktól, és így nappali és éjszakai munkái is egyaránt vannak, már az ő time-management érzékén múlik.

Online asszisztens másik időzónából

A másik eset, amikor a megbízó vállalkozó egy másik időzónából választ virtuális asszisztenst. Ez igencsak praktikus megoldás lehet, hiszen ebben az esetben, míg a vállalkozó pihen, alszik, addig az online asszisztens a saját időzónájában, nappali munkában elvégzi a rábízott feladatot. Manapság már a nyelvkérdés sem okoz problémát, hiszen a virtuális asszisztensek magasan képzettek.

Joggal merülhet fel mindenkiben a kérdés, főleg a második esetben, hogy mi a helyzet akkor, ha az online asszisztens megakad a munkavégzésben, és segítségre lenne szüksége, vagy fordítva, a munkáltatónak volna segítségre, magyarázatra szüksége az elvégzett munka kapcsán, hiszen itt eltérő időzónákban történik a munkavégzés, ami annyit jelent, hogy amikor az online asszisztens dolgozik, a megbízó pihen, és fordítva.

A fenti esetben, mikor azonos időzónából kerül ki az online asszisztens, ott egyértelműen van lehetősége a megbízónak a saját munkaidejében egyeztetni az online asszisztensével. A második eset kapcsán azonban, azt lehet mondani, hogy, mivel a virtuális asszisztens és a megbízó közötti viszony általában elég rugalmas, hiszen a megbízási szerződés elég tág kereteket ad mindkét fél számára, így az e-mailes kommunikáció lehetőségével a kérdés hamar elrendezhető, de vészhelyzet esetében a telefon is működhet, minden csak megegyezés kérdése. Amennyiben nagyobb kérdéskör átbeszélésére van szükség, úgy egy előre egyeztetett időpontban is sor kerülhet rá, hiszen a hangsúly a rugalmas időbeosztáson, és a mindenki számára gyümölcsöző, gördülékeny együttműködésen van.

Természetesen a munkáltató számára mindegyik megoldás számos előnnyel jár, azonban előfordulhat, hogy egy másik időzónában, nappali „műszakban” dolgozó online asszisztens olcsóbban megcsinálja neki a munkát, mint az azonos időzónából toborzott virtuális asszisztens.

Végezetül pedig, érdemes az online asszisztens szemszögéből is megvizsgálni

azt az érdekes és kihívásokkal teli esetet, amikor például különböző időzónákból vállal munkákat. Ilyen esetekben több időzónát kell összehangolnia és menedzselnie. Ilyenkor izgalmas feladat és nem utolsó sorban nagy kihívás minden munkát kiváló minőségben elvégezni határidőre, úgy, hogy közben az időzónák közötti különbségekre is figyelnie kell.

Ilyen esetekben mindig nagyon fontos az idő maximális kihasználtsága, és optimalizálása, a munkák jól szervezettsége, hiszen egy rosszul megszervezett nap lavinát indíthat el a többi napra kivetítve is, elcsúszó határidőket, hanyag munkavégzést eredményezve.

Ennek menedzseléséhez nyújtanak kiváló segítséget a következő oldalak

https://timezone.io/
Itt minden projekten dolgozó kollégánál meg lehet tekinteni, milyen időzónában dolgozik, illetőleg, épp mennyi idő van most nála.

https://24timezones.com/#/map
A 24Timezones portál szolgáltatásait számos nagy médium és nemzetközi szervezet is használja, mert komplex szolgáltatásaival lehetővé teszi nemzetközi, különböző időzónákon átívelő meetingek, és nemzetközi utazások könnyed megszervezését. Nyitófelületén egy világtérképen tájékozódhatunk arról, hogy a különböző földrészeken fekvő városokban mennyi az aktuális idő. Hovatovább, a webhely widgetként elhelyezhető órát, idő konvertálót/kalkulátort, és az esemény időpontjához kötődő visszaszámlálási lehetőséget is kínál 12 nyelven. Ezen az oldalon meg tudjuk nézni, hogy mennyi az időeltolódás aktuális tartózkodási helyünk és megbízónk tartózkodási helye között.

https://www.worldtimebuddy.com/
A világóra és event widget itt is megtalálható, viszont rögtön a nyitóoldalon egy remek kis táblázatot találhatunk, ahol játszi könnyedséggel szervezhetjük össze napunkat a különböző időzónákkal. A program azonban csak 4 időzónát, tartózkodási helyet enged ingyenesen társítani. Több hely összehasonlításáért már fizetni kell.

https://everytimezone.com/
A nyitóoldalon majdnem az összes időzóna feltüntetésre kerül, így itt több összehasonlítási lehetőséget találunk, ingyen, mint az előző oldalon.

http://worldchatclock.com/
Kétségtelenül dizájnos és játékos tervezés. Az oldal a meetingek szervezését hivatott elősegíteni. A nyitóoldalon található ismertető alapján az ábra mutatja az átfedésben lévő órákat és munkaórákat az egyes időzónákban, az időzónák szerinti munkaórákat, illetőleg a túlmunkát.

https://www.timeanddate.com/
Nagyon komplex kis oldal, az időeltolódáson kívül csekkolhatunk időjárást, nap-holdállást, munkanapok számát, távolságot, utazási időt, sőt, még arra is van lehetőségünk, hogy utánanézzünk, adott dátum a hét melyik napjára esett/esik. Ezen az oldalon található idő konverter segítségével nem csak a jelenlegi időeltolódást nézhetjük meg, hanem akár a múltbeli, vagy jövőbeli időpontoknál is megnézhetjük, mikor mennyi volt/lesz az időeltolódás. Kiemelendő funkció, hogy amennyiben telefonos kapcsolatot kívánunk tartani, úgy az oldalon ki lehet keresni az adott ország hívószámát. Természetesen ennyi opció mellett nem maradhat el a nemzetközi események megszervezésére való lehetőség sem.

Bármelyiket használjuk is, mindegyik oldalon hasznos segítséget kaphatunk a online asszisztensként, dolgozzunk akár azonos, akár eltérő időzónákban.

Az online asszisztencia tehát az egész világban hódít, immáron nem csak nappal. Találni már olyan cégeket, melyek majdnem minden időzónában alkalmaznak egy-egy virtuális asszisztenst. Praktikussága megkérdőjelezhetetlen, hiszen mindent tud, amire egy vállalkozónak szüksége lehet, és ehhez nem kell sem lámpás, sem dzsinn, elég a tökéletes virtuális asszisztenst megtalálni, akár időzónán belül, vagy azon túl. A kulcs a tökéletességhez a megfelelő szervezettség, és kommunikáció.